Software

DaRe

Handbuch

Kapitel VI

Die Einstellungen

Kommen wir nun zu ein paar Einstellungen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern sollen.

Autostart: Unter der Rubrik Autostart sehen Sie drei Optionen. Mit dieser Option können Sie bestimmen, mit welchem Programmteil der Start von DaRe fortgesetzt wird. Wenn Sie Rechnungen wählen, dann wird nach dem Start des Programms automatisch das Rechnungsmodul gestartet.

Wenn die Option Keine Aktiv ist, startet das Programm in der gewohnten Weise.

Tel. des Kunden:Mit dieser Option können Sie sich auf der Rechnungskopie die Telefonnummer des Kunden ausdrucken lassen. Sie steht dann über dem Wort Rechnung.

Toolbar, Klein,mit Text: Mit diesen Elementen können Sie in DaRe Verknüpfungen einfügen. Diese stellen eine Verbindung her zu den von Ihnen häufig gebrauchten Programmen. Ähnlich den Verknüpfungen auf dem Desktop von Windows. Ich werde im nächsten Abschnitt auf die Toolbar eingehen.

Die Toolbar

Wenn Sie bei den Einstellungen die Toolbar aktivieren, befindet sich am unteren Rand von DaRe ein leerer Balken.

Ich habe hier in der Toolbar schon einmal zwei Objekte eingefügt.

Den Taschenrechner von Windows. (Calc.exe) und Microsoft Excel. (Excel.exe)

Dieselbe Ansicht mit Text.

Toolbar / mit Text / Klein

Wir werden jetzt einmal eine Verknüpfung anhand eines Beispiels vornehmen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den leeren Balken. Es sollte dann dieses Menü erscheinen.

Bestätigen Sie Verknüpfung Einfügen.

Sie haben jetzt ein Fenster mit den Programmverzeichnissen vor sich. Wechseln Sie in das Verzeichnis Windows und öffnen Sie die Datei Calc.exe.

Nachdem Sie das gemacht haben, erscheint in der Toolbar das Symbol für einen Taschenrechner. Sie können jetzt mit einem Klick den Taschenrechner aus jedem Programmteil von DaRe aufrufen. Praktisch, oder? So können Sie das mit jedem Programm machen, das Sie in der Toolbar mit aufnehmen möchten.

Das Löschen von vorhandenen Einträgen ist genauso einfach. Klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in die Toolbar und wählen Sie Verknüpfung Löschen. Ein Untermenü öffnet sich und Sie können den zu löschenden Eintrag auswählen.

Das Rechnungsblatt

Was wir beim Rechnungsschreiben noch nicht besprochen haben.

Kunde noch nicht vorhanden:

Wenn Sie eine Rechnung schreiben wollen und feststellen, dass der Kunde noch nicht in der Kundendatei aufgenommen wurde, dann müssen Sie nicht das Rechnungsblatt verlassen, um in die Kundendatei zu gehen. Sie können mit der Maus auf das Anschriftenfeld klicken und die Kundendatei öffnet sich mit dem im Rechnungsfeld eingetragenen Kundenblatt. Tragen Sie jetzt mit dem Menüpunkt „Eingeben“ Ihren neuen Kunden ein und gehen Sie zurück. Es erscheint wieder das Rechnungsblatt, wo Sie den Kunden jetzt über die „Suche“ finden werden.

Textmakros:

Wenn Sie bei den Textmakros den Überblick verloren haben, können Sie sich mit dem (i)Button  direkt neben dem Listenfeld den Text und die Preise noch einmal nachlesen.

Löschen:

Das Löschen von Rechnungen ist nur hier möglich. Suchen Sie die zu löschende Rechnung heraus und markieren Sie das Feld Gelöscht. Wenn Sie die Rechnung jetzt Speichern ist sie als Gelöscht abgelegt.

Das heißt:         Die Rechnung wurde nicht physikalisch gelöscht und ist weiterhin vorhanden.

                        Die Rechnungsnummer ist belegt.

                        Bei der einfachen Suche wird sie übersprungen.

                        Bei den offenen Posten wird sie nicht angezeigt.

                        Bei der Auswertung nicht berücksichtigt.

Intern (Text)

Unter dem Textfeld sehen Sie den Button Intern. Dieser dient dazu, Bemerkungen in eine Rechnung zu schreiben, die nicht mit ausgedruckt werden. Wenn Sie später diese Rechnung aufrufen, ist oben das Kästchen Intern markiert. Daran können Sie sehen, dass Sie eine Bemerkung zu der Rechnung gemacht haben.

Die Statusfelder der Rechnung

KdNr.:             Die Kundennummer des Kunden.

R.Nr:               Die aktuelle Rechnungsnummer

Datum: Das Erstellungsdatum der Rechnung.

Summe:            Die noch offene Rechnungssumme. Abzüglich Teilzahlungen.

Mahn.:             Das Datum der letzten Mahnung.

MMakro:         Die aktuelle Mahnstufe. m1 / m2 / m3

Druckd.:          Erstausdruck der Rechnung.

                        Kann beim nächsten Drucken auf Wunsch aktualisiert werden.

Anzahl.:            Gesamtbetrag der geleisteten Teilzahlungen.

Seiten:             Nach jedem Speichervorgang der Rechnung wird überprüft, ob die Rechnung aus mehreren Seiten besteht. Das Ergebnis wird Ihnen in diesem Feld mitgeteilt.

Ändern einer Rechnung

Adresse:          Hier können Sie nachträglich die Anschrift der Rechnung ändern. Am Erstellungsdatum ändert sich nichts.

Datum:             Hier können Sie das Erstellungsdatum der Rechnung ändern. Berücksichtigen Sie hierbei, dass bei der Auswertung der Rechnungen sich die Summen verschieben können.

Das Datum sowie das Druckdatum können Sie auch durch einen Doppelclick auf das dementsprechende Wort ändern.

Mahnmakro:    Die einzige Möglichkeit die Mahnungen zu beeinflussen.

                       z.B. Erinnerung m1 gedruckt. Tinte alle. Um die Mahnung zu wiederholen, müssen Sie das Feld wieder löschen oder das Mahnmakro ändern.

                        Leer für m1

                        m1 für m2

                        m2 für m3

Administrator:  Mit diesem Menüpunkt erhalten Sie den Zugriff auf alle gesperrten und unsichtbaren Felder. Diese Funktion sollte nur von erfahrenen Benutzern durchgeführt werden. Das Passwort für diesen Menüpunkt ist:

                                   Sharewareversion:        Shareware

                                   Lizenzversion:   NovellNetware

Um diese Funktion wieder zu deaktivieren, müssen Sie das Rechnungsblatt wieder verlassen.

Rechnung Suchen

Namenssuche:              Bei der Namenssuche wird das komplette Anschriftenfeld nach einer Übereinstimmung abgesucht. Sollte ein Kunde Reier heißen, so werden auch die Rechnungen von Kunden die im Reierweg wohnen, angezeigt.

Suche nach RG-Nr.:     Suche nach der Rechnungsnummer.

Komplett:                     Wie bei der Namenssuche. Es wird aber auch das Betriff-Feld und die gelöschten Rechnungen bei der Suche berücksichtigt.

Drucken:                      Ausdrucken der von Ihnen eingestellten Anzahl Rechnungen.

Kopie:                         Ausdruck einer Rechnungskopie.

Auftrag/Lieferschein:

Auftragsbestätigung – derselbe Ausdruck wie in der Rechnung. Das Wort Rechnung wird durch Auftragsbestätigung ersetzt.

Lieferschein - Es werden alle Positionen der Rechnung mit Mengenangaben aber ohne Preis gedruckt. Am Ende des Lieferscheins wird dann noch Ort, Datum, Ware erhalten / Unterschrift ausgedruckt.

Optionen / Verlauf:       Unter diesem Menüpunkt können Sie sich den Rechnungsverlauf ansehen.

                                   Das heißt,  folgende Daten werden mit Summe und Datum festgehalten:

                       

Spezial

Duplizieren

Es kommt ja immer wieder vor, dass man ein aufwendiges Angebot für einen Kunden gemacht hat und ein zweiter Kunde etwas Ähnliches wünscht. Suchen Sie sich das alte Angebot heraus und duplizieren Sie dieses. Es wird dann ein neues Angebot oder eine Rechnung aus diesen Daten erstellt. Sie müssen dann nur noch die Adresse ändern und Ihr neues Angebot ist fertig.

Letzte Rechnung

Mit diesem Menüpunkt springen Sie zur letzten gespeicherten Rechnung zurück.

Druckvorschau

Neben dem Speichern-Button sehen Sie ein Symbol mit Lupe.

Nachdem Sie eine Rechnung gespeichert haben, können Sie

sich eine Druckvorschau Ihrer Rechnung ansehen. Sollte die Rechnung aus mehreren Seiten bestehen, haben Sie die Möglichkeit unten rechts die aktuelle Seite zu wechseln.

Positionen ändern / löschen

Markieren Sie die zu ändernde Position und bestätigen Sie den Button „Ändern“. Sie haben jetzt die Möglichkeit die Positionsangaben zu korrigieren und wieder zu übernehmen oder durch den Button „Löschen“ die Position zu löschen.

Positionen verschieben

Wenn Sie die Reihenfolge der Positionen ändern wollen, müssen Sie die zu verschiebende Position mit der Maus markieren. Zwischen den Buttons „Ändern“ und „Abbruch“ befinden sich zwei Buttons mit Pfeilen. Durch das Drücken der Buttons verschieben Sie die Position jeweils um eine Position nach oben oder unten.

Ein Wort noch zu den Positionen. Wenn Sie eine neue Mengenangabe eingeben, die noch nicht in Ihrer Liste steht, wird diese nach dem Speichern in die Liste übernommen.

Offene Angebote

Im Angebotsblatt finden Sie einen Button „offene Angebote“. Wenn Sie diesen bestätigen, werden Ihnen alle Angebote angezeigt, die noch nicht als erledigt markiert worden sind. Die Ansicht kennen Sie aus den offenen Posten. Man kann sich damit einen Überblick verschaffen, welche Angebote noch Gültigkeit haben oder welche als erledigt abgelegt werden können.

Die Kundendatei

In der Kundendatei sehen Sie oben rechts das Feld „letzter Kontakt“. Dieses Feld wird, immer wenn Sie einen Kunden suchen oder eine Rechnung für diesen Kunden schreiben aktualisiert. So können Sie im Laufe der Jahre Karteileichen ausfindig machen und diese Kunden eventuell löschen.

 

Umsatz des Kunden

 

In der Kundendatei finden Sie dann noch den Button „Umsatz“. Wenn Sie diesen bestätigen, werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die mit diesem Kunden gemacht worden sind.

Datensicherung

Ganz wichtig bei der Rechnungsverwaltung über Computer ist die Datensicherung.

Mit dieser Option speichert das Programm den aktuellen Stand des Programms in das Verzeichnis sichern.

Ein muss ist allerdings die Sicherung auf externe Datenträger. Darauf kann gar nicht genug hingewiesen werden. Wie oft habe ich erlebt, dass nach einem Programm- oder Festplattencrash die Daten verloren waren. Stellen Sie sich mal Ihre Firma ohne diese Daten vor. Einmal wöchentlich sollte man min. auf einem externen Datenträger die Daten sichern.

Die Artikeldatenbank

Um die Eingabe von Artikelpositionen in der Rechnung zu erleichtern und im Ladengeschäft beim Verkauf darauf zugreifen zu können, habe ich dem Programm eine kleine Datenbank spendiert.

Diese sieht wie folgt aus, wenn Sie gestartet wird.

Um die Artikelstruktur zu verstehen, gehen wir mal ein paar Beispiele durch.

Elektrohandwerk:

            Warengruppe:           Kabel

            Untergruppe:                220V

            Artikel:             NYM (J) 3 x 1,5

            Warengruppe:           Kabel

            Untergruppe:                Lautsprecher

            Artikel:             LS Kabel 2 x 1,5 Transparent

            Warengruppe:           Kabel

            Untergruppe:                12V

            Artikel:             1 x 6 rot

Man kommt also mit der Listensuche in 2 Schritten zum Ziel.

Eingabe von Artikeln

Wie Ihnen sicherlich gleich aufgefallen ist, befinden sich hinter einigen Eingaben

kleine Buttons:

Diese erleichtern Ihnen die Eingabe von bestimmten Positionen. Wenn Sie schon mehrere Warengruppen angelegt haben und Sie einen Artikel mit vorhandener Warengruppe anlegen wollen, müssen Sie nur den Button drücken und Sie bekommen eine Auswahl schon vorhandener Warengruppen.

Wenn Sie die Warengruppe eingegeben haben und Sie den Button der Untergruppe anwählen, bekommen Sie nur noch die zur Warengruppe bereits angelegten Untergruppen zu sehen.

Das erleichtert die Arbeit doch ungemein.

Nun zu den Positionen, die Sie eingeben können.

Warengruppe:              Oberbegriff der Warengruppe             

Untergruppe:                Zum weiteren Eingrenzen des Artikels 

Artikel:             Geben Sie hier den Artikel ein und denken Sie daran, dass der Artikel

auch so in der Rechnungsposition erscheint.    

Beschreibung:              Hier können Sie weitere Merkmale des Artikels eintragen.

                                   Diese werden in der Rechnung unter der Position mit ausgedruckt.

Lieferant:                     An dieser Position geben Sie an, wo dieser Artikel das letzte mal

bezogen wurde.

Einkaufspreis:               Ihr letzter EK des Artikels.

Kalkulation:                 Der Kalkulationsfaktor des Artikels. z.B. 1,5 für 50%

Kalkulierter Preis:        Die Summe aus EK und Kalkulation.

Verkaufspreis:              Bestimmen Sie aufgrund des kalkulierten Preises den tatsächlichen

Preis.

Mengeneinheit: Stück / Liter / Kg / m / mm etc. ...

Bemerkungen:              Wissenswertes zum Artikel - was nicht in der Rechnung erscheint.

Letzte Änderung:          Datum der letzten Änderung des Artikels.

Gewinn brutto: Verkaufspreis – EK

Letzte Entnahme:          Datum der letzten Rechnungsstellung des Artikels.

Bestellwarnung:            Hier können Sie eine Menge angeben, bei dem Sie das Programm daran

                                   erinnern soll, eine neue Bestellung zu veranlassen.

Lagerbestand:              Ihre Anzahl vorrätiger Artikel. Der Lagerbestand wird bei

Rechnungsstellung automatisch reduziert.

Die Menüs

Eingabe:           Ein leeres Datenblatt wird angezeigt und Sie können mit der Eingabe

beginnen

Löschen:          Das sichtbare Datenblatt wird gelöscht.

Suchen:

            Warengruppe:              Suche nach allen Artikeln einer bestimmten Warengruppe.

            Unterguppe:                 Suche nach allen Artikeln einer bestimmten Untergruppe.

            Artikel:             Suche nach bestimmten Artikeln.

                        Sie bekommen ein Fenster mit allen Übereinstimmungen angezeigt.

Liste

Bei dem Menüpunkt Liste bekommen Sie eine Auflistung aller Artikel.

 Sie können dann durch Klick auf die Überschriften die Artikel von a..z oder z..a sortieren lassen. Durch die Markierung von Artikeln können Sie mit dem Menüpunkt Auswahl eine Selektierung  durchführen. Entweder sie markieren alle Artikel, die Sie sehen möchten

Menüpunkt nur Markierte oder Sie markieren einen Anfangs- und Endpunkt in der Liste.

Menüpunkt X...X

Durch die Selektierung ist es möglich, bestimmte Artikelgruppen als Liste auszudrucken.

Mit dem Reset Button machen Sie eine Auswahl rückgängig und sehen dann wieder alle Artikel.

Listensuche

Die Listensuche kann Ihnen im Ladengeschäft helfen, die Verfügbarkeit oder den Preis eines Artikels im Barverkauf zu ermitteln.

Nachdem Sie den Menüpunkt gewählt haben, erscheint eine leere Artikelliste und links unten zwei Listen zur Bestimmung des Artikels. Sie haben dann die Möglichkeit durch selektieren der Waren- und Untergruppe eine Liste mit dazugehörigen Artikeln anzeigen zu lassen. Wenn Sie einen Artikel anwählen, erscheint rechts die dazugehörige Artikelbeschreibung. Durch einen Doppelklick auf den Artikel befinden Sie sich auf dem dazugehörigen Datenblatt. Dazu wird die Listenansicht verlassen.

Beim Barverkauf könnten Sie den Lagerbestand manuell anpassen.

Rechnungspositionen aus der Datenbank

Um Ihnen das Arbeiten mit den Positionen zu erleichtern, habe ich die Positionen mit der Datenbank verknüpft.

Hinter dem Feld „Position“ sehen Sie einen kleinen Button.

Dieser hat folgende Bedeutung in Bezug auf das Positionsfeld:

Positionsfeld leer: Es wird die Listenauswahl der Datenbank gestartet.

Durch einen Doppelklick auf den Artikel kehren Sie in das Rechnungsblatt zurück und der Artikel wird übernommen. Sie müssen dann nur noch die Menge eingeben.

Positionsfeld mit Angaben: Es wird Ihnen ein PopUp-Menü geöffnet.

Wenn Sie im Positionsfeld „ele“ eingegeben haben und die Menüposition Untergruppe bestätigen, werden Ihnen alle Artikel der Untergruppe angezeigt, die mit „ele“ beginnt.

z.B. Elektro

Durch einen Doppelklick auf den Artikel kehren Sie in das Rechnungsblatt zurück und der Artikel wird übernommen. Sie müssen dann nur noch die Menge eingeben.

Genauso wird mit den anderen Menüpositionen verfahren. Der letzte Menüpunkt „Datenbankauswahl“ entspricht wieder der Listensuche.

Sollten Sie die Datenbankabfrage abbrechen, kehren Sie wieder in Ihre Ausgangsposition zurück.

Nachdem Sie einen Datenbankartikel übernommen haben, wird die Menge aus dem Datenbestand ausgebucht. Es ist nicht möglich aus einer gelöschten Rechnung die Datenbankpositionen wieder zu addieren.

Besonderheiten des Programms

Virusmeldung

Bei der Erstinstallation und bei jedem Programmupdate wird eine Signatur des Programms „DaRe.exe“ angelegt und gespeichert. Sollte also ein fremdes Programm die Exe-Datei des Programms verändern, wird Ihnen eine Virusmeldung angezeigt. Diese Meldung sollten Sie ernst nehmen und Ihr System nach einem Virus durchsuchen lassen. Nachdem der Virus von Ihrem System entfernt worden ist, haben Sie die Möglichkeit die Datei „DaRe.exe“ durch die gleichnamige Datei Ihrer letzten Datensicherung zu ersetzen.

Sollte keine Datensicherung vorhanden sein, (Na Na Na!)  können sie die Datei “DaRe.vir” in “DaRe.exe“ umbenennen. Ihr System sollte danach wieder laufen.

Unterschiede der Netzwerkversion

Installation

 

Die Installation der Mehrplatzversion von DaRe verläuft genauso wie die der Einzelplatzversion. Sie müssen auf jedem Computer, an dem die Software über das Netzwerk genutzt werden soll, die Software installieren. Auch wenn die lokalen Programmdateien in der Netzwerkversion nicht genutzt werden, so müssen doch alle notwendigen Eintragungen im Betriebssystem durch die Installation gemacht werden.

 

Der Server

An diesem Arbeitsplatz stehen die Daten den anderen Teilnehmern zur Verfügung. Das Programm kann ohne Kommandozeilenparameter gestartet werden und meldet sich unten links als Server.

 

Sie können mit dem Serverplatz ganz normal arbeiten. Das Programm muss nicht gestartet sein, damit andere Teilnehmer auf die Daten zugreifen können.

Die Netzwerkeinstellungen

Damit die spätere Verbindung zu den Daten funktioniert, müssen Sie in der Netzwerksteuerung von Windows bei jedem Rechner die Datei- und Druckerfreigabe aktiviert haben. Gehen Sie dann mit dem Explorer auf das Installationsverzeichnis von DaRe

C:\Programme\Datenorientiertes Rechnungswesen

und klicken Sie mit der rechten Maustaste das Verzeichnis an. Es sollte dann ein Fenster erscheinen in dem die Option Freigeben aufgeführt ist. Nachdem Sie diesen Menüpunkt bestätigt haben, werden Sie nach einem Freigabename gefragt. Geben Sie hier einen eindeutigen Namen an. z.B. „Daten DaRe“

Wenn Sie das Verzeichnis freigegeben haben erscheint unter dem Verzeichniseintrag im Explorer eine Hand.

Die Netzwerkteilnehmer (Clients)

Bei den Clients müssen Sie jetzt ein Netzwerklaufwerk einrichten. Gehen Sie dazu im Explorer auf die Netzwerkumgebung und suchen Sie nach dem Rechnernamen, auf dem sich die Daten von DaRe befinden. Unter diesem Rechnernamen sollten Sie alle freigegebenen Laufwerke und Drucker finden. Gehen Sie auf „Daten DaRe“ und klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an. Jetzt sollte ein Menü mit dem Eintrag „Netzlaufwerk verbinden“ erscheinen. Bestätigen Sie diesen Eintrag und Ihnen wird ein Dialog angezeigt in dem Sie dieser Netzwerkverbindung einen Laufwerksbuchstaben zuordnen können. Wählen Sie einen freien Buchstaben Ihrer Wahl. Wichtig ist die Option: „Soll die Verbindung beim nächsten Start wieder hergestellt werden“

Diese müssen Sie aktivieren.

So, jetzt müssten die Netzwerkverbindungen laufen.

Um das Programm zu starten, müssen Sie jetzt noch eine Verknüpfung auf dem Desktop ablegen, der auf das Netzlaufwerk zeigt. Klicken Sie dazu auf einer leeren Desktopstelle die rechte Maustaste und gehen Sie auf „Neu -> Verknüpfung“. Gehen Sie auf „Durchsuchen“ und suchen Sie das Netzlaufwerk und darauf die Datei DaRe.exe. Nachdem Sie das gemacht haben, ist auf Ihrem Desktop die neue Verknüpfung DaRe.exe.

Da jeder Netzwerkteilnehmer des Programms

eine eindeutige Nummer haben muss, kommen

wir jetzt zu den Kommandozeilenparametern.

 

Kommandozeilenparameter

Nachdem Sie eine Verknüpfung auf dem Client eingerichtet haben, müssen Sie DaRe noch mitteilen, welche Teilnehmernummer dieser Client hat. Öffnen Sie dazu mit der rechten Maustaste die Eigenschaften der Verknüpfung.

Unter dem Punkt „Ziel:“ müssen Sie jetzt bei jedem Client eine eindeutige Nummer eintragen.

z.B.:     „U:\.......\Dare.exe“ 2

Die Nummer 1 ist reserviert für den Server.

Wenn Sie jetzt die Änderung speichern und einen Doppelklick auf die Verknüpfung machen, sollten Sie die Clientnummer unten links sehen.

 

Nachdem das Programm gestartet wurde, können Sie auch sicher sein, dass die Netzwerkverbindung und die Freigabe in Ordnung ist.

Schreiben Sie zu Testzwecken einen Kunden in das Serverprogramm und überprüfen Sie diesen in einem der Clients.

Statusbutton  

Der Statusbutton ist in folgenden Programmteilen vorhanden:

Rechnungen

Angebote

Kundendatei

Firmendatei

Offene Posten

Offene Angebote

Textmakros

Der Statusbutton kann drei Zustände annehmen.

Grün:    Der Datensatz kann bearbeitet werden.

Gelb:    Der Datensatz wurde von einem Teilnehmer geöffnet, ist aber nicht verändert worden.

            Datensatz ist gesperrt!

 

Rot:      Der Datensatz wird von einem Teilnehmer bearbeitet.

            Datensatz ist gesperrt!

 

Mit dem Button können Sie jetzt Folgendes machen:

Wer hat den Datensatz geöffnet:           Verweilen Sie mit dem Mauszeiger auf dem Button und Ihnen wird angezeigt, welcher Teilnehmer den Datensatz geöffnet hat.

 

Datensatz erneut prüfen:                       Klicken Sie dazu den Button an und das Programm prüft, ob der Datensatz noch in Bearbeitung ist und liest den Datensatz nochmals ein um Änderungen zu übernehmen.

Es ist in der Netzwerkversion nicht möglich, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig einen neuen Datensatz im selben Modul anlegen.